GPSR technisch dossier: wat artikel 9, lid 2 vereist (2026)

Op grond van artikel 9, lid 2 van de Verordening algemene productveiligheid (EU) 2023/988 (GPSR) moet elke fabrikant technische documentatie opstellen voordat een consumentenproduct in de EU in de handel wordt gebracht: een algemene beschrijving van het product en de kenmerken die voor de veiligheid van belang zijn, plus — waar de risico's van het product dat rechtvaardigen — een interne risicoanalyse met de gekozen oplossingen, testrapporten en de toegepaste normen. Het dossier moet actueel worden gehouden en 10 jaar worden bewaard. Je dient het nergens in en het is niet hetzelfde als een technisch CE-dossier — deze gids geeft je een kopieerbare structuur en legt dat verschil eerlijk uit.

Wat is een GPSR technisch dossier volgens artikel 9, lid 2?

Een GPSR technisch dossier is het interne dossier waarmee je aantoont dat je de veiligheid van je product hebt beoordeeld vóór de verkoop — niemand keurt het goed, niemand zet er een stempel op, maar markttoezichtautoriteiten kunnen het op elk moment opvragen. Er is geen indieningsportaal, geen certificaat en geen vergoeding aan welke instantie dan ook. Het dossier moet simpelweg bestaan, eerlijk zijn en 10 jaar lang opvraagbaar blijven (artikel 9, lid 3).

"Fabrikant" is een breed begrip: iedereen die een product maakt of laat maken en het onder eigen naam of merk verkoopt. Een kaarsenmaker op Etsy en een private-label merk dat via Alibaba inkoopt, zijn onder de GPSR allebei fabrikant — er bestaat geen uitzondering voor kleine ondernemers.

Wat moet GPSR technische documentatie precies bevatten?

Artikel 9, lid 2 kent een verplichte kern plus risicoafhankelijke aanvullingen — de kern is altijd verplicht, de rest schaalt mee met de risico's van je product.

Altijd verplicht:

• een algemene beschrijving van het product, en
• de essentiële kenmerken die relevant zijn voor de beoordeling van de veiligheid (materialen, constructie, beoogde gebruikers, leeftijdsindicatie).

Waar passend gezien de mogelijke risico's moet de documentatie daarnaast, voor zover van toepassing, bevatten:

• een analyse van de mogelijke risico's en de gekozen oplossingen om die weg te nemen of te beperken, inclusief de uitkomsten van eventuele testrapporten — dit is de interne risicoanalyse die we stap voor stap behandelen in onze gids voor de GPSR-risicobeoordeling;
• een lijst van de relevante Europese normen of andere veiligheidselementen die zijn toegepast om aan de algemene veiligheidseis te voldoen — en als een norm slechts gedeeltelijk is toegepast, welke onderdelen.

Voeg in de praktijk ook traceerbaarheidsgegevens toe: type-, partij- of serienummer (artikel 9, lid 5), je naam en post- plus e-mailadres (artikel 9, lid 6), en administratie van wie je materialen of eindproducten heeft geleverd — autoriteiten verwachten dat je je leveranciers kunt aanwijzen. Eén eerlijke nuance: de risicoanalyse zelf moet altijd vóór de verkoop worden uitgevoerd; alleen de schriftelijke diepgang is evenredig aan het risico. Voor elk serieus product neem je hem gewoon op.

Waarin verschilt een GPSR technisch dossier van een CE-dossier?

Ze komen uit verschillende wetten en zijn niet uitwisselbaar — GPSR-documentatie is een lichter dossier dat je zelf inricht, terwijl een technisch CE-dossier een voorgeschreven bijlage volgt onder productspecifieke harmonisatiewetgeving. Op grond van artikel 2 GPSR gelden de fabrikantenverplichtingen uit de GPSR — inclusief artikel 9, lid 2 — niet voor risico's die al worden gedekt door harmonisatiewetgeving van de Unie (speelgoed, elektrische apparaten, PBM, machines en meer); dan gelden de eigen dossierregels van die wetgeving. De GPSR vult alleen de aspecten in die de wetgeving open laat.

	GPSR technische documentatie	Technisch CE-dossier
Rechtsgrondslag	Verordening (EU) 2023/988, art. 9, lid 2	Productspecifieke wetgeving, bijv. Speelgoedrichtlijn 2009/48/EG bijlage IV, Laagspanningsrichtlijn 2014/35/EU
Typische producten	Kaarsen, sieraden, keramiek, meubels, woontextiel, decoratie	Speelgoed, elektronica, PBM, machines, radioapparatuur
Conformiteitsprocedure	Geen — alleen een interne risicoanalyse	Formele conformiteitsbeoordeling; soms een aangemelde instantie
EU-conformiteitsverklaring	Niet vereist	Vereist
CE-markering	Niet vereist — en niet toegestaan	Vereist
Inhoud	Beschrijving, risicoanalyse, normen, bewijs — structuur bepaal je zelf	Voorgeschreven per bijlage: ontwerptekeningen, schema's, testrapporten tegen geharmoniseerde normen

Om het maar duidelijk te zeggen: CE-markering aanbrengen op een product dat niet onder CE-wetgeving valt is onwettig, niet "extra veilig" — en als je product wél onder harmonisatiewetgeving valt, is dit sjabloon alleen niet genoeg.

Hoe ziet een compleet GPSR technisch dossier eruit? (kopieerbaar sjabloon)

Een evenredig dossier voor een typisch marketplace-product telt acht onderdelen — kopieer deze tabel als inhoudsopgave en vul elke rij in.

#	Onderdeel	Wat neem je op	Grondslag
1	Productidentificatie & traceerbaarheid	Productnaam, SKU/model, type-, partij- of serienummer, je bedrijfsnaam, post- en e-mailadres; gegevens van de verantwoordelijke persoon indien aangewezen	Art. 9, lid 5 en 6
2	Algemene productbeschrijving	Materialen, onderdelen, afmetingen, hoe het wordt gemaakt, verpakking; foto's van het product, het etiket en de verpakking	Art. 9, lid 2 — altijd
3	Essentiële veiligheidskenmerken	Wat de veiligheid van het product bepaalt: constructie, beoogde gebruikers en leeftijdscategorie, gebruiksomgeving, voorzienbaar verkeerd gebruik	Art. 9, lid 2 — altijd
4	Interne risicoanalyse	Gevarenidentificatie, score kans × ernst, beheersmaatregelen, conclusie over het restrisico — zie hier de volledige structuur	Art. 9, lid 2
5	Toegepaste eisen & normen	Relevante EN-normen (bijv. EN 15493 voor kaarsen), gecontroleerde REACH-beperkingen, vrijwillige keurmerken; vermeld gedeeltelijke toepassing	Art. 9, lid 2
6	Testrapporten & leveranciersbewijs	Labtestrapporten waar relevant voor de risico's, materiaalcertificaten, leveranciersverklaringen, inkoopadministratie	Art. 9, lid 2
7	Etiketten, waarschuwingen & gebruiksaanwijzing	Definitief etiketontwerp, exacte waarschuwingsteksten, gebruiksaanwijzing in de talen van je doelmarkten	Context art. 9, lid 7
8	Documentbeheer	Versie, datum, auteur, handtekening; herzieningsmomenten (wissel van leverancier, materiaalwijziging, klacht); notitie bewaartermijn 10 jaar	Art. 9, lid 3

Houd het digitaal, gedateerd en van versienummers voorzien. Een goed gemaakt dossier voor een laagrisicoproduct kan minder dan tien pagina's tellen; de verordening vraagt om eerlijkheid en volledigheid, niet om volume.

Wie moet het technisch dossier bewaren?

De fabrikant altijd; een private-label merk wordt als fabrikant behandeld; een importeur moet controleren dat het bestaat en het kunnen overleggen.

Rol	Plicht	Grondslag
Fabrikant	Dossier opstellen, actueel houden, 10 jaar bewaren	Art. 9, lid 2–3
Private-label merk	Verkopen onder eigen naam of merk maakt jou de fabrikant — je hebt een eigen dossier nodig, ook als een fabriek het product heeft gemaakt	Art. 13, lid 1
Importeur	Vóór de import controleren dat de fabrikant aan art. 9, lid 2, 5 en 6 heeft voldaan; zorgen dat de documentatie 10 jaar lang aan autoriteiten kan worden verstrekt	Art. 11
Verantwoordelijke persoon / gemachtigde	Controleren dat de documentatie is opgesteld; deze ter beschikking van de autoriteiten houden	Art. 16 GPSR + Verordening (EU) 2019/1020, art. 4, lid 3
Distributeur	Geen dossierplicht, maar moet zorgvuldig handelen en controleren dat etikettering en traceerbaarheid op orde zijn	Art. 12

Een private-label merk kan zijn dossier bouwen op testrapporten en certificaten van de leverancier — maar de juridische verantwoordelijkheid, en de handtekening onder de risicoconclusie, is van jou, niet van de fabriek. Als je een verantwoordelijke persoon in de EU (EU Responsible Person) aanwijst, reken er dan op dat die het dossier wil zien voordat hij je accepteert.

Waar vragen markttoezichtautoriteiten om?

Op verzoek moet je de technische documentatie ter beschikking stellen — meestal komen de risicoanalyse, het bewijs achter je veiligheidsclaims, de traceerbaarheidsgegevens en je etiketten als eerste aan bod. De GPSR schrijft geen format en geen indiening voor; een goed georganiseerde PDF volstaat. De verordening bevat geen expliciete taaleis voor het dossier, maar een autoriteit kan om een vertaling vragen — de praktijk verschilt per lidstaat.

Typische verzoeken, vaak via je verantwoordelijke persoon:

• de interne risicoanalyse en de conclusie over het restrisico;
• testrapporten of certificaten ter onderbouwing van elke norm die je zegt toe te passen;
• traceerbaarheid: partijadministratie en wie aan jou heeft geleverd;
• het etiket-, waarschuwings- en instructieontwerp zoals daadwerkelijk verzonden;
• bewijs van corrigerende maatregelen als een incident via de Safety Business Gateway is gemeld.

Trage of lege antwoorden escaleren snel: autoriteiten kunnen een product beperken of uit de handel laten nemen, en marketplaces halen listings standaard eerst offline en stellen daarna pas vragen.

Wat zijn de meest gemaakte fouten?

• Verwarren met een CE-dossier — een licht GPSR-dossiertje maken voor speelgoed dat een volledig dossier onder de Speelgoedrichtlijn vereist, of CE-markering zetten op een kaars die dat merkteken niet mag dragen
• Pas na de verkoop schrijven — artikel 9, lid 2 zegt vóór het in de handel brengen
• Een beschrijving zonder risicoanalyse — de twee verplichte basispunten alleen dekken zelden de echte risico's van een product
• Geen leveranciersspoor — facturen en leveranciersgegevens ontbreken, waardoor partijen niet te traceren zijn als er een vraag komt
• Het laten verstoffen — een wissel van leverancier of materiaal zonder update maakt het dossier stilletjes ongeldig; de bewaartermijn is 10 jaar, geen 10 maanden

Wat is de volgende stap?

De snelste route is de acht onderdelen hierboven voor één product samenstellen, te beginnen met de risicoanalyse. Wil je een voorsprong? Genereer de documenten voor jouw product — €14: EUSellKit bouwt een GPSR-documentenpakket — risicobeoordeling, structuur van het technisch dossier en etiketinhoud — op basis van je productgegevens, eenmalig per product.

Deze gids is algemene informatie, geen juridisch advies.