GPSR: Vorlage für technische Unterlagen nach Art. 9 Abs. 2 (2026)

Nach Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2023/988 über die allgemeine Produktsicherheit (General Product Safety Regulation, GPSR) muss jeder Hersteller technische Unterlagen erstellen, bevor er ein Verbraucherprodukt auf dem EU-Markt in Verkehr bringt: eine allgemeine Beschreibung des Produkts und seiner sicherheitsrelevanten Eigenschaften sowie – wo die Risiken des Produkts es angemessen erscheinen lassen – eine interne Risikoanalyse mit den gewählten Lösungen, Prüfberichte und die angewandten Normen. Die Unterlagen müssen auf dem neuesten Stand gehalten und 10 Jahre aufbewahrt werden. Sie werden nirgendwo eingereicht und sind nicht dasselbe wie technische Unterlagen für die CE-Kennzeichnung – dieser Leitfaden liefert Ihnen eine kopierbare Struktur und erklärt diesen Unterschied ehrlich.

Was sind technische Unterlagen nach Artikel 9 Absatz 2 GPSR?

Die technischen Unterlagen nach GPSR sind das interne Dossier, das belegt, dass Sie die Sicherheit Ihres Produkts vor dem Verkauf bewertet haben – niemand genehmigt es, niemand stempelt es ab, aber Marktüberwachungsbehörden können es jederzeit anfordern. Es gibt kein Einreichungsportal, kein Zertifikat und keine Gebühr an eine Behörde. Die Unterlagen müssen schlicht existieren, ehrlich sein und 10 Jahre lang abrufbar bleiben (Artikel 9 Absatz 3).

Der Begriff „Hersteller“ ist weit gefasst: jeder, der ein Produkt herstellt oder herstellen lässt und es unter eigenem Namen oder eigener Marke verkauft. Eine Kerzenmanufaktur auf Etsy und eine Eigenmarke, die bei Alibaba einkauft, sind nach der GPSR beide Hersteller – eine Ausnahme für Kleinunternehmen gibt es nicht.

Was genau müssen technische Unterlagen nach GPSR enthalten?

Artikel 9 Absatz 2 legt einen verpflichtenden Kern plus risikoabhängige Ergänzungen fest – der Kern ist immer erforderlich, der Rest wächst mit den Risiken Ihres Produkts.

Immer erforderlich:

• eine allgemeine Beschreibung des Produkts und
• seine für die Sicherheitsbewertung wesentlichen Eigenschaften (Materialien, Konstruktion, vorgesehene Nutzer, Altersangaben).

Soweit dies angesichts möglicher Risiken angemessen ist, müssen die Unterlagen zusätzlich enthalten, soweit zutreffend:

• eine Analyse der möglichen Risiken und die gewählten Lösungen zu deren Beseitigung oder Minderung, einschließlich der Ergebnisse etwaiger Prüfberichte – das ist die interne Risikoanalyse, die unser Leitfaden zur GPSR-Risikobewertung Schritt für Schritt behandelt;
• eine Liste der relevanten europäischen Normen oder sonstigen angewandten Sicherheitselemente zur Erfüllung der allgemeinen Sicherheitsanforderung – und bei nur teilweise angewandten Normen die Angabe, welche Teile.

In der Praxis sollten Sie zusätzlich Rückverfolgbarkeitsnachweise aufnehmen: Typen-, Chargen- oder Seriennummer (Artikel 9 Absatz 5), Ihren Namen samt Post- und E-Mail-Adresse (Artikel 9 Absatz 6) sowie Aufzeichnungen darüber, wer Ihre Materialien oder Fertigwaren geliefert hat – Behörden erwarten, dass Sie Ihre Lieferanten benennen können. Eine ehrliche Nuance: Die Risikoanalyse selbst muss immer vor dem Verkauf durchgeführt werden; nur ihre schriftliche Tiefe richtet sich nach dem Risiko. Bei jedem realen Produkt gehört sie hinein.

Worin unterscheiden sich technische Unterlagen nach GPSR von CE-Unterlagen?

Sie stammen aus unterschiedlichen Rechtsakten und sind nicht austauschbar – die GPSR-Dokumentation ist ein schlankeres, selbst strukturiertes Dossier, während technische Unterlagen für die CE-Kennzeichnung einem vorgeschriebenen Anhang produktspezifischer Harmonisierungsvorschriften folgen. Nach Artikel 2 GPSR gelten die Herstellerpflichten der GPSR – einschließlich Artikel 9 Absatz 2 – nicht für Risiken, die von Harmonisierungsrechtsvorschriften der Union abgedeckt sind (Spielzeug, Elektrogeräte, persönliche Schutzausrüstung (PSA), Maschinen und mehr); dort greifen die eigenen Regeln des harmonisierten Rechtsakts für technische Unterlagen. Die GPSR füllt dann nur die Aspekte, die diese Vorschriften offenlassen.

	Technische Unterlagen nach GPSR	Technische Unterlagen für die CE-Kennzeichnung
Rechtsgrundlage	Verordnung (EU) 2023/988, Art. 9 Abs. 2	Produktspezifische Rechtsakte, z. B. Spielzeugrichtlinie 2009/48/EG Anhang IV, Niederspannungsrichtlinie 2014/35/EU
Typische Produkte	Kerzen, Schmuck, Keramik, Möbel, Heimtextilien, Deko	Spielzeug, Elektronik, PSA, Maschinen, Funkanlagen
Konformitätsverfahren	Keines – nur interne Risikoanalyse	Förmliche Konformitätsbewertung; teils mit notifizierter Stelle
EU-Konformitätserklärung	Nicht erforderlich	Erforderlich
CE-Kennzeichnung	Nicht erforderlich – und nicht zulässig	Erforderlich
Inhalt	Beschreibung, Risikoanalyse, Normen, Nachweise – Struktur bleibt Ihnen überlassen	Durch Anhang vorgeschrieben: Konstruktionszeichnungen, Schaltpläne, Prüfberichte nach harmonisierten Normen

Klar gesagt: Ein Produkt mit CE-Kennzeichen zu versehen, das nicht unter CE-Rechtsvorschriften fällt, ist rechtswidrig – nicht „besonders sicher“. Und fällt Ihr Produkt doch unter Harmonisierungsvorschriften, reicht diese Vorlage allein nicht aus.

Wie sehen vollständige technische Unterlagen nach GPSR aus? (kopierbare Vorlage)

Ein verhältnismäßiges Dossier für ein typisches Marktplatz-Produkt hat acht Abschnitte – kopieren Sie diese Tabelle als Inhaltsverzeichnis und füllen Sie jede Zeile aus.

#	Abschnitt	Was hineingehört	Grundlage
1	Produktidentifikation & Rückverfolgbarkeit	Produktname, SKU/Modell, Typen-, Chargen- oder Seriennummer, Firmenname, Post- und E-Mail-Adresse; Angaben zur verantwortlichen Person, falls benannt	Art. 9 Abs. 5, Abs. 6
2	Allgemeine Produktbeschreibung	Materialien, Komponenten, Maße, Herstellungsweise, Verpackung; Fotos von Produkt, Etikett und Verpackung	Art. 9 Abs. 2 – immer
3	Wesentliche Sicherheitsmerkmale	Was die Sicherheit des Produkts bestimmt: Konstruktion, vorgesehene Nutzer und Altersgruppe, Nutzungsumgebung, vorhersehbare Fehlanwendung	Art. 9 Abs. 2 – immer
4	Interne Risikoanalyse	Gefahrenermittlung, Bewertung nach Wahrscheinlichkeit × Schwere, Maßnahmen, Restrisiko-Fazit – vollständige Struktur hier	Art. 9 Abs. 2
5	Angewandte Anforderungen & Normen	Relevante EN-Normen (z. B. EN 15493 für Kerzen), geprüfte REACH-Beschränkungen, freiwillige Systeme; teilweise Anwendung vermerken	Art. 9 Abs. 2
6	Prüfberichte & Lieferantennachweise	Laborprüfberichte, soweit für die Risiken relevant, Materialzertifikate, Lieferantenerklärungen, Einkaufsbelege	Art. 9 Abs. 2
7	Etiketten, Warnhinweise & Anleitungen	Finale Etikettengestaltung, exakter Wortlaut der Warnhinweise, Anleitungen in den Sprachen Ihrer Zielmärkte	Kontext: Art. 9 Abs. 7
8	Dokumentenlenkung	Version, Datum, Verfasser, Unterschrift; Anlässe für eine Überarbeitung (Lieferantenwechsel, Materialänderung, Beschwerde); Hinweis auf 10 Jahre Aufbewahrung	Art. 9 Abs. 3

Halten Sie die Unterlagen digital, datiert und versioniert. Ein gut gemachtes Dossier für ein risikoarmes Produkt kann unter zehn Seiten bleiben; die Verordnung verlangt Ehrlichkeit und Vollständigkeit, nicht Umfang.

Wer muss die technischen Unterlagen aufbewahren?

Immer der Hersteller; eine Eigenmarke gilt als Hersteller; ein Einführer muss prüfen, dass die Unterlagen existieren, und sie vorlegen können.

Rolle	Pflicht	Grundlage
Hersteller	Unterlagen erstellen, aktuell halten, 10 Jahre aufbewahren	Art. 9 Abs. 2–3
Eigenmarke (Private Label)	Wer unter eigenem Namen oder eigener Marke verkauft, gilt als Hersteller – Sie brauchen eigene Unterlagen, auch wenn eine Fabrik das Produkt gefertigt hat	Art. 13 Abs. 1
Einführer	Vor der Einfuhr prüfen, dass der Hersteller Art. 9 Abs. 2, 5 und 6 erfüllt hat; sicherstellen, dass die Unterlagen den Behörden 10 Jahre lang zur Verfügung gestellt werden können	Art. 11
Verantwortliche Person / Bevollmächtigter	Prüfen, dass die Unterlagen erstellt wurden; sie für die Behörden bereithalten	Art. 16 GPSR + Verordnung (EU) 2019/1020 Art. 4 Abs. 3
Händler	Keine Dokumentationspflicht, aber Pflicht zur gebührenden Sorgfalt: prüfen, dass Kennzeichnung und Rückverfolgbarkeit vorhanden sind	Art. 12

Eine Eigenmarke kann ihre Unterlagen auf Prüfberichte und Zertifikate des Lieferanten stützen – aber die rechtliche Verantwortung und die Unterschrift unter dem Restrisiko-Fazit liegen bei Ihnen, nicht bei der Fabrik. Wenn Sie eine verantwortliche Person in der EU benennen, rechnen Sie damit, dass sie die Unterlagen sehen will, bevor sie Sie als Kunden annimmt.

Was werden Marktüberwachungsbehörden anfordern?

Auf Verlangen müssen Sie die technischen Unterlagen zur Verfügung stellen – typischerweise stehen die Risikoanalyse, die Belege für Ihre Sicherheitsangaben, Rückverfolgbarkeitsnachweise und Ihre Etiketten an erster Stelle. Die GPSR schreibt weder Format noch Ablage vor; ein gut strukturiertes PDF genügt. Eine ausdrückliche Sprachvorgabe für die Unterlagen enthält sie nicht, eine Behörde kann aber eine Übersetzung verlangen – die Praxis variiert je nach Mitgliedstaat.

Typische Anfragen, oft über Ihre verantwortliche Person geleitet:

• die interne Risikoanalyse samt Restrisiko-Fazit;
• Prüfberichte oder Zertifikate zu jeder Norm, deren Anwendung Sie angeben;
• Rückverfolgbarkeit: Chargenaufzeichnungen und Ihre Lieferanten;
• Etiketten, Warnhinweise und Anleitungen in der tatsächlich ausgelieferten Fassung;
• Nachweise über Korrekturmaßnahmen, falls ein Vorfall über das Safety Business Gateway gemeldet wurde.

Langsame oder leere Antworten eskalieren schnell: Behörden können ein Produkt beschränken oder vom Markt nehmen, und Marktplätze sperren Angebote routinemäßig erst und stellen Fragen später.

Was sind die häufigsten Fehler?

• Verwechslung mit CE-Unterlagen – entweder GPSR-Light-Papierkram für ein Spielzeug, das vollständige Unterlagen nach der Spielzeugrichtlinie braucht, oder eine CE-Kennzeichnung auf einer Kerze, die das Zeichen gar nicht tragen darf
• Erst nach dem Verkauf schreiben – Artikel 9 Absatz 2 sagt vor dem Inverkehrbringen
• Beschreibung ohne Risikoanalyse – die zwei Pflichtpunkte allein bilden die Risiken eines realen Produkts selten ab
• Keine Lieferantenspur – Rechnungen und Lieferantendaten fehlen, sodass sich Chargen bei einer Nachfrage nicht zurückverfolgen lassen
• Verstauben lassen – ein Lieferanten- oder Materialwechsel ohne Aktualisierung entwertet die Unterlagen stillschweigend; die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre, nicht 10 Monate

Was sollten Sie als Nächstes tun?

Der schnellste Weg: Stellen Sie die acht Abschnitte oben für ein Produkt zusammen, beginnend mit der Risikoanalyse. Wenn Sie einen Vorsprung wollen: Erstellen Sie die Dokumente für Ihr Produkt – 14 €. EUSellKit erstellt aus den Angaben zu Ihrem Produkt ein GPSR-Dokumentenpaket – Risikobewertung, Struktur der technischen Unterlagen und Etiketteninhalte – einmalig pro Produkt.

Dieser Leitfaden ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.