Dokumentacja techniczna GPSR: wzór zgodny z art. 9 ust. 2 (2026)

Zgodnie z art. 9 ust. 2 rozporządzenia w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów (UE) 2023/988 (ang. General Product Safety Regulation, GPSR) każdy producent musi sporządzić dokumentację techniczną przed wprowadzeniem produktu konsumenckiego do obrotu w UE: ogólny opis produktu i jego cech istotnych dla oceny bezpieczeństwa, a gdy wymagają tego ryzyka produktu — także wewnętrzną analizę ryzyka wraz z przyjętymi rozwiązaniami, sprawozdaniami z badań i zastosowanymi normami. Dokumentację trzeba aktualizować i przechowywać przez 10 lat. Nigdzie się jej nie składa i nie jest tym samym co dokumentacja techniczna CE — ten poradnik daje Ci gotową strukturę do skopiowania i uczciwie wyjaśnia tę różnicę.

Czym jest dokumentacja techniczna GPSR według art. 9 ust. 2?

Dokumentacja techniczna GPSR to wewnętrzne dossier dowodzące, że oceniłeś bezpieczeństwo swojego produktu przed rozpoczęciem sprzedaży — nikt jej nie zatwierdza, nikt nie przybija pieczątki, ale organy nadzoru rynku mogą jej zażądać w każdej chwili. Nie ma portalu do składania dokumentów, certyfikatu ani opłaty na rzecz jakiegokolwiek urzędu. Dokumentacja po prostu musi istnieć, być rzetelna i możliwa do przedstawienia przez 10 lat (art. 9 ust. 3).

Pojęcie „producent" jest szerokie: to każdy, kto wytwarza produkt albo zleca jego wytworzenie i sprzedaje go pod własną nazwą lub znakiem towarowym. Osoba robiąca świece i sprzedająca je na Etsy oraz marka własna zamawiająca towar na Alibabie to w rozumieniu GPSR producenci — nie ma wyjątku dla małych firm.

Co dokładnie musi zawierać dokumentacja techniczna GPSR?

Art. 9 ust. 2 określa obowiązkowe minimum oraz elementy zależne od ryzyka — minimum jest wymagane zawsze, reszta rośnie wraz z ryzykami Twojego produktu.

Zawsze wymagane:

• ogólny opis produktu oraz
• jego zasadnicze cechy istotne dla oceny bezpieczeństwa (materiały, konstrukcja, przewidziani użytkownicy, kategoria wiekowa).

W stosownych przypadkach, z uwzględnieniem możliwych ryzyk, dokumentacja musi dodatkowo zawierać, w zależności od sytuacji:

• analizę możliwych ryzyk oraz rozwiązania przyjęte w celu ich wyeliminowania lub ograniczenia, w tym wyniki ewentualnych sprawozdań z badań — to właśnie wewnętrzna analiza ryzyka, którą krok po kroku omawiamy w naszym poradniku o analizie ryzyka GPSR;
• wykaz odpowiednich norm europejskich lub innych elementów bezpieczeństwa zastosowanych w celu spełnienia ogólnego wymogu bezpieczeństwa — a jeśli normę zastosowano tylko częściowo, wskazanie, które części.

W praktyce dołącz też dane identyfikowalności: oznaczenie typu/partii/numeru seryjnego (art. 9 ust. 5), swoją nazwę oraz adres pocztowy i elektroniczny (art. 9 ust. 6), a także dokumenty pokazujące, kto dostarczył Ci materiały lub gotowy towar — organy oczekują, że wskażesz swoich dostawców. Jedno uczciwe zastrzeżenie: samą analizę ryzyka trzeba przeprowadzić zawsze przed sprzedażą; tylko jej pisemna szczegółowość jest proporcjonalna do ryzyka. W przypadku każdego realnego produktu — dołącz ją.

Czym dokumentacja techniczna GPSR różni się od dokumentacji technicznej CE?

Wynikają z różnych przepisów i nie są zamienne — dokumentacja GPSR to lżejsze dossier o strukturze ustalanej samodzielnie, a dokumentacja techniczna CE ma treść narzuconą załącznikiem do przepisów harmonizacyjnych dla danego produktu. Zgodnie z art. 2 GPSR, jeżeli unijne prawodawstwo harmonizacyjne obejmuje bezpieczeństwo Twojego produktu (zabawki, sprzęt elektryczny, środki ochrony indywidualnej, maszyny i inne), obowiązki producenta z GPSR — w tym art. 9 ust. 2 — nie mają zastosowania do objętych nim ryzyk; obowiązują wtedy zasady dokumentacji technicznej z danego aktu harmonizacyjnego. GPSR wypełnia jedynie te aspekty, których tamte przepisy nie obejmują.

	Dokumentacja techniczna GPSR	Dokumentacja techniczna CE
Podstawa prawna	Rozp. (UE) 2023/988, art. 9 ust. 2	Akty dla konkretnych produktów, np. dyrektywa 2009/48/WE w sprawie bezpieczeństwa zabawek, załącznik IV, dyrektywa niskonapięciowa 2014/35/UE
Typowe produkty	Świece, biżuteria, ceramika, meble, tekstylia domowe, dekoracje	Zabawki, elektronika, środki ochrony indywidualnej, maszyny, urządzenia radiowe
Procedura oceny zgodności	Brak — wyłącznie wewnętrzna analiza ryzyka	Formalna ocena zgodności; czasem z udziałem jednostki notyfikowanej
Deklaracja zgodności UE	Niewymagana	Wymagana
Oznakowanie CE	Niewymagane — i niedozwolone	Wymagane
Treść	Opis, analiza ryzyka, normy, dowody — struktura zależy od Ciebie	Narzucona załącznikiem: rysunki konstrukcyjne, schematy, sprawozdania z badań według norm zharmonizowanych

Mówiąc wprost: umieszczenie oznakowania CE na produkcie nieobjętym przepisami CE jest niezgodne z prawem, a nie „bezpieczniejsze" — a jeśli Twój produkt jest objęty prawodawstwem harmonizacyjnym, sam ten wzór nie wystarczy.

Jak wygląda kompletna dokumentacja techniczna GPSR? (wzór do skopiowania)

Proporcjonalna dokumentacja dla typowego produktu z marketplace'u ma osiem sekcji — skopiuj tę tabelę jako spis treści i wypełnij każdy wiersz.

#	Sekcja	Co uwzględnić	Podstawa
1	Identyfikacja produktu i identyfikowalność	Nazwa produktu, SKU/model, typ/partia lub numer seryjny, nazwa Twojej firmy, adres pocztowy i elektroniczny; dane osoby odpowiedzialnej, jeśli ją wyznaczono	Art. 9 ust. 5 i 6
2	Ogólny opis produktu	Materiały, komponenty, wymiary, sposób wytwarzania, opakowanie; zdjęcia produktu, etykiety i opakowania	Art. 9 ust. 2 — zawsze
3	Zasadnicze cechy bezpieczeństwa	Co decyduje o bezpieczeństwie produktu: konstrukcja, przewidziani użytkownicy i przedział wiekowy, środowisko użytkowania, przewidywalne niewłaściwe użycie	Art. 9 ust. 2 — zawsze
4	Wewnętrzna analiza ryzyka	Identyfikacja zagrożeń, ocena prawdopodobieństwo × dotkliwość skutków, środki ograniczające, wniosek o ryzyku resztkowym — pełna struktura tutaj	Art. 9 ust. 2
5	Zastosowane wymogi i normy	Odpowiednie normy EN (np. EN 15493 dla świec), sprawdzone ograniczenia REACH, dobrowolne systemy; odnotuj częściowe zastosowanie	Art. 9 ust. 2
6	Sprawozdania z badań i dowody od dostawców	Sprawozdania z badań laboratoryjnych istotne dla ryzyk, certyfikaty materiałowe, deklaracje dostawców, dokumenty zakupu	Art. 9 ust. 2
7	Etykiety, ostrzeżenia i instrukcje	Ostateczny projekt etykiety, dokładne brzmienie ostrzeżeń, instrukcje w językach rynków docelowych	Kontekst art. 9 ust. 7
8	Kontrola dokumentu	Wersja, data, autor, podpis; zdarzenia wymuszające przegląd (zmiana dostawcy, zmiana materiału, reklamacja); adnotacja o 10-letnim przechowywaniu	Art. 9 ust. 3

Prowadź dokumentację cyfrowo, z datami i wersjami. Dobrze przygotowana dokumentacja dla produktu niskiego ryzyka może mieć mniej niż dziesięć stron; rozporządzenie wymaga rzetelności i kompletności, a nie objętości.

Kto musi przechowywać dokumentację techniczną?

Producent zawsze; marka własna jest traktowana jak producent; importer musi zweryfikować, że dokumentacja istnieje, i być w stanie ją przedstawić.

Rola	Obowiązek	Podstawa
Producent	Sporządzić dokumentację, aktualizować ją, przechowywać 10 lat	Art. 9 ust. 2–3
Marka własna	Sprzedaż pod własną nazwą lub znakiem towarowym czyni Cię producentem — potrzebujesz własnej dokumentacji, nawet jeśli produkt wytworzyła fabryka	Art. 13 ust. 1
Importer	Zweryfikować przed importem, że producent spełnił art. 9 ust. 2, 5 i 6; zapewnić możliwość udostępnienia dokumentacji organom przez 10 lat	Art. 11
Osoba odpowiedzialna / upoważniony przedstawiciel	Zweryfikować, że dokumentację sporządzono; trzymać ją do dyspozycji organów	Art. 16 GPSR + rozp. (UE) 2019/1020, art. 4 ust. 3
Dystrybutor	Brak obowiązku prowadzenia dokumentacji, ale musi działać z należytą starannością i sprawdzać, czy etykiety i identyfikowalność są zapewnione	Art. 12

Marka własna może oprzeć dokumentację na sprawozdaniach z badań i certyfikatach dostawcy — ale odpowiedzialność prawna i podpis pod wnioskiem z analizy ryzyka należą do Ciebie, nie do fabryki. Jeśli wyznaczasz osobę odpowiedzialną w UE, spodziewaj się, że poprosi o dokumentację, zanim Cię przyjmie.

O co poproszą organy nadzoru rynku?

Na żądanie musisz udostępnić dokumentację techniczną — zwykle najpierw analizę ryzyka, dowody na poparcie deklaracji dotyczących bezpieczeństwa, dane identyfikowalności i etykiety. GPSR nie narzuca formatu ani zgłoszenia; dobrze uporządkowany PDF w zupełności wystarczy. Rozporządzenie nie zawiera wyraźnej reguły językowej dla dokumentacji, ale organ może poprosić o tłumaczenie — praktyka różni się w zależności od państwa członkowskiego.

Typowe żądania, często kierowane przez Twoją osobę odpowiedzialną:

• wewnętrzna analiza ryzyka i wniosek o ryzyku resztkowym;
• sprawozdania z badań lub certyfikaty potwierdzające każdą normę, na którą się powołujesz;
• identyfikowalność: dokumentacja partii i dane dostawców;
• projekty etykiet, ostrzeżeń i instrukcji w wersji faktycznie wysyłanej do klientów;
• dowody działań naprawczych, jeśli incydent zgłoszono przez portal Safety Business Gateway.

Powolne lub puste odpowiedzi szybko eskalują: organy mogą ograniczyć sprzedaż lub wycofać produkt, a marketplace'y rutynowo najpierw zdejmują ofertę, a dopiero potem pytają.

Jakie są najczęstsze błędy?

• Mylenie z dokumentacją CE — czyli okrojona dokumentacja GPSR dla zabawki, która wymaga pełnej dokumentacji wg dyrektywy zabawkowej, albo oznakowanie CE świecy, która tego znaku nosić nie może
• Sporządzanie po sprzedaży — art. 9 ust. 2 mówi przed wprowadzeniem do obrotu
• Opis bez analizy ryzyka — same dwa obowiązkowe punkty rzadko oddają rzeczywiste ryzyka produktu
• Brak śladu po dostawcach — brak faktur i danych dostawców sprawia, że partii nie da się prześledzić, gdy pojawi się pytanie
• Pozostawienie dokumentacji samej sobie — zmiana dostawcy lub materiału bez aktualizacji po cichu ją unieważnia; okres przechowywania to 10 lat, a nie 10 miesięcy

Co zrobić dalej?

Najszybsza droga to złożenie ośmiu powyższych sekcji dla jednego produktu, zaczynając od analizy ryzyka. Jeśli chcesz mieć przewagę na starcie, wygeneruj dokumenty dla swojego produktu — 14 €: EUSellKit tworzy pakiet dokumentów GPSR — analizę ryzyka, strukturę dokumentacji technicznej i treść etykiety — na podstawie danych Twojego produktu, jednorazowo dla każdego produktu.

Ten poradnik ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.