Fascicolo tecnico GPSR: cosa richiede l'articolo 9(2) (2026)

Ai sensi dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento relativo alla sicurezza generale dei prodotti (UE) 2023/988 (GPSR, General Product Safety Regulation), ogni fabbricante deve redigere una documentazione tecnica prima di immettere un prodotto di consumo sul mercato UE: una descrizione generale del prodotto e delle sue caratteristiche rilevanti per la sicurezza, più — quando i rischi del prodotto lo rendono opportuno — un'analisi interna dei rischi con le soluzioni adottate, i rapporti di prova e le norme applicate. Il fascicolo deve essere tenuto aggiornato e conservato per 10 anni. Non va presentato a nessuna autorità e non è la stessa cosa di un fascicolo tecnico CE — questa guida ti offre una struttura copiabile e spiega questa differenza senza giri di parole.

Che cos'è un fascicolo tecnico GPSR ai sensi dell'articolo 9(2)?

Il fascicolo tecnico GPSR è il dossier interno che dimostra che hai valutato la sicurezza del tuo prodotto prima di venderlo — nessuno lo approva, nessuno lo timbra, ma le autorità di vigilanza del mercato possono richiederlo in qualsiasi momento. Non esiste un portale di deposito, nessun certificato, nessuna tassa da versare a un'autorità. Il fascicolo deve semplicemente esistere, essere veritiero ed essere reperibile per 10 anni (articolo 9, paragrafo 3).

La nozione di "fabbricante" è ampia: chiunque fabbrichi un prodotto o lo faccia fabbricare e lo venda con il proprio nome o marchio. Chi produce candele e vende su Etsy e un brand private label che si rifornisce su Alibaba sono entrambi fabbricanti ai sensi del GPSR — non esiste alcuna esenzione per le piccole imprese.

Cosa deve contenere esattamente la documentazione tecnica GPSR?

L'articolo 9(2) fissa un nucleo obbligatorio più integrazioni legate al rischio — il nucleo è sempre richiesto, il resto cresce in proporzione ai rischi del tuo prodotto.

Sempre richiesti:

• una descrizione generale del prodotto, e
• le sue caratteristiche essenziali rilevanti per valutarne la sicurezza (materiali, costruzione, utilizzatori previsti, fascia d'età).

Ove opportuno in considerazione dei possibili rischi, la documentazione deve inoltre contenere, se del caso:

• un'analisi dei possibili rischi e le soluzioni adottate per eliminarli o attenuarli, compresi gli esiti di eventuali rapporti di prova — è l'analisi interna dei rischi trattata passo per passo nella nostra guida alla valutazione dei rischi GPSR;
• un elenco delle norme europee pertinenti o degli altri elementi di sicurezza applicati per soddisfare l'obbligo generale di sicurezza — e, se una norma è stata applicata solo in parte, quali parti.

Nella pratica, aggiungi anche i dati di tracciabilità: identificazione di tipo/lotto/numero di serie (articolo 9, paragrafo 5), il tuo nome e l'indirizzo postale ed elettronico (articolo 9, paragrafo 6), e la documentazione di chi ti ha fornito materiali o prodotti finiti — le autorità si aspettano che tu sappia identificare i tuoi fornitori. Una precisazione onesta: l'analisi dei rischi in sé va sempre svolta prima della vendita; solo il suo livello di dettaglio scritto è proporzionato al rischio. Per qualsiasi prodotto reale, includila.

In cosa un fascicolo tecnico GPSR è diverso da un fascicolo tecnico CE?

Derivano da leggi diverse e non sono intercambiabili — la documentazione GPSR è un dossier più leggero e a struttura libera, mentre il fascicolo tecnico CE segue un allegato prescritto dalla normativa di armonizzazione specifica di prodotto. Ai sensi dell'articolo 2 del GPSR, quando la normativa di armonizzazione dell'Unione copre la sicurezza del tuo prodotto (giocattoli, prodotti elettrici, DPI, macchine e altro), gli obblighi del fabbricante previsti dal GPSR — incluso l'articolo 9(2) — non si applicano ai rischi coperti; valgono invece le regole sul fascicolo tecnico dell'atto armonizzato. Il GPSR interviene solo sugli aspetti che quella normativa lascia scoperti.

	Documentazione tecnica GPSR	Fascicolo tecnico CE
Base giuridica	Reg. (UE) 2023/988, art. 9, par. 2	Atti specifici di prodotto, ad es. direttiva 2009/48/CE sulla sicurezza dei giocattoli, allegato IV, direttiva bassa tensione 2014/35/UE
Prodotti tipici	Candele, bigiotteria, ceramiche, mobili, tessili per la casa, articoli decorativi	Giocattoli, elettronica, DPI, macchine, apparecchiature radio
Procedura di conformità	Nessuna — solo analisi interna dei rischi	Valutazione formale della conformità; talvolta un organismo notificato
Dichiarazione di conformità UE	Non richiesta	Richiesta
Marcatura CE	Non richiesta — e non ammessa	Richiesta
Contenuto	Descrizione, analisi dei rischi, norme, evidenze — struttura a tua scelta	Prescritto dall'allegato: disegni di progetto, schemi, rapporti di prova rispetto alle norme armonizzate

Detto chiaramente: apporre la marcatura CE su un prodotto non coperto dalla normativa CE è illegale, non "più sicuro" — e se il tuo prodotto è coperto dalla normativa armonizzata, questo modello da solo non basta.

Com'è fatto un fascicolo tecnico GPSR completo? (modello copiabile)

Un fascicolo proporzionato per un tipico prodotto da marketplace ha otto sezioni — copia questa tabella come indice e compila ogni riga.

#	Sezione	Cosa includere	Base
1	Identificazione del prodotto e tracciabilità	Nome del prodotto, SKU/modello, tipo/lotto o numero di serie, ragione sociale, indirizzo postale ed elettronico; dati della Persona responsabile, se nominata	Art. 9, par. 5 e 6
2	Descrizione generale del prodotto	Materiali, componenti, dimensioni, come viene realizzato, imballaggio; foto del prodotto, dell'etichetta e dell'imballaggio	Art. 9, par. 2 — sempre
3	Caratteristiche essenziali di sicurezza	Ciò che determina la sicurezza del prodotto: costruzione, utilizzatori previsti e fascia d'età, ambiente d'uso, uso scorretto ragionevolmente prevedibile	Art. 9, par. 2 — sempre
4	Analisi interna dei rischi	Identificazione dei pericoli, punteggio probabilità × gravità, misure di attenuazione, conclusione sul rischio residuo — vedi la struttura completa qui	Art. 9, par. 2
5	Requisiti e norme applicati	Norme EN pertinenti (ad es. EN 15493 per le candele), verifica delle restrizioni REACH, schemi volontari; segnala l'applicazione parziale	Art. 9, par. 2
6	Rapporti di prova ed evidenze dei fornitori	Rapporti di prova di laboratorio quando rilevanti per i rischi, certificati dei materiali, dichiarazioni dei fornitori, documenti di acquisto	Art. 9, par. 2
7	Etichette, avvertenze e istruzioni	Grafica definitiva dell'etichetta, testo esatto delle avvertenze, istruzioni nelle lingue dei tuoi mercati di destinazione	Contesto art. 9, par. 7
8	Controllo del documento	Versione, data, autore, firma; eventi che impongono la revisione (cambio fornitore, cambio materiale, reclamo); nota sulla conservazione decennale	Art. 9, par. 3

Tienilo in formato digitale, datato e versionato. Un fascicolo ben fatto per un prodotto a basso rischio può stare sotto le dieci pagine; il regolamento esige onestà e completezza, non volume.

Chi deve conservare il fascicolo tecnico?

Sempre il fabbricante; un brand private label è trattato come fabbricante; l'importatore deve verificarne l'esistenza ed essere in grado di esibirlo.

Ruolo	Obbligo	Base
Fabbricante	Redigere il fascicolo, tenerlo aggiornato, conservarlo per 10 anni	Art. 9, par. 2–3
Brand private label	Vendere con il proprio nome o marchio ti rende fabbricante — ti serve un fascicolo tuo, anche se il prodotto lo ha realizzato una fabbrica	Art. 13, par. 1
Importatore	Verificare che il fabbricante abbia rispettato l'art. 9, par. 2, 5 e 6 prima dell'importazione; garantire che la documentazione possa essere messa a disposizione delle autorità per 10 anni	Art. 11
Persona responsabile / rappresentante autorizzato	Verificare che la documentazione sia stata redatta; tenerla a disposizione delle autorità	Art. 16 GPSR + Reg. (UE) 2019/1020, art. 4, par. 3
Distributore	Nessun obbligo di fascicolo, ma deve agire con la dovuta diligenza e verificare che etichettatura e tracciabilità siano a posto	Art. 12

Un brand private label può costruire il proprio fascicolo sui rapporti di prova e sui certificati del fornitore — ma la responsabilità legale, e la firma sulla conclusione dell'analisi dei rischi, è tua, non della fabbrica. Se nomini una Persona responsabile nell'UE, aspettati che ti chieda il fascicolo prima di accettare l'incarico.

Cosa chiederanno le autorità di vigilanza del mercato?

Su richiesta, devi mettere a disposizione la documentazione tecnica — di norma vengono chiesti per primi l'analisi dei rischi, le evidenze a supporto delle tue dichiarazioni di sicurezza, i dati di tracciabilità e le tue etichette. Il GPSR non prescrive alcun formato né alcun deposito; un PDF ben organizzato va benissimo. Non fissa una regola linguistica esplicita per il fascicolo, ma un'autorità può chiederne la traduzione — la prassi varia da Stato membro a Stato membro.

Richieste tipiche, spesso inoltrate tramite la tua Persona responsabile:

• l'analisi interna dei rischi e la conclusione sul rischio residuo;
• rapporti di prova o certificati a supporto di ogni norma che dichiari di applicare;
• tracciabilità: registri di lotto e chi ti ha rifornito;
• la grafica di etichette, avvertenze e istruzioni effettivamente spedite;
• prova delle azioni correttive se un incidente è stato segnalato tramite il Safety Business Gateway.

Risposte lente o vuote fanno degenerare in fretta la situazione: le autorità possono limitare o ritirare un prodotto, e i marketplace di norma prima rimuovono l'inserzione e poi fanno domande.

Quali sono gli errori più comuni?

• Confonderlo con un fascicolo CE — fare una documentazione GPSR "leggera" per un giocattolo che richiede un fascicolo completo secondo la direttiva sulla sicurezza dei giocattoli, oppure apporre la marcatura CE su una candela che non deve portarla
• Scriverlo dopo la vendita — l'articolo 9(2) dice prima dell'immissione sul mercato
• Una descrizione senza analisi dei rischi — i due soli punti obbligatori raramente riflettono i rischi di un prodotto reale
• Nessuna traccia dei fornitori — fatture e dati dei fornitori mancanti, così i lotti non si possono tracciare quando arriva una domanda
• Lasciarlo marcire — un cambio di fornitore o di materiale senza aggiornare il fascicolo lo invalida silenziosamente; la conservazione è di 10 anni, non di 10 mesi

Cosa fare adesso?

La via più rapida è mettere insieme le otto sezioni qui sopra per un prodotto, partendo dall'analisi dei rischi. Se vuoi partire avvantaggiato, genera i documenti per il tuo prodotto — 14 €: EUSellKit crea un pacchetto documentale GPSR — valutazione dei rischi, struttura del fascicolo tecnico e contenuti dell'etichetta — a partire dai dati del tuo prodotto, una tantum per prodotto.

Questa guida è un'informazione generale, non una consulenza legale.